Digitalizacja AP Katowice

Dzięki temu, że zostaliśmy wpisani do KRS, możemy sfinalizować podpisanie porozumienia z Archiwum Państwowym w Katowicach w sprawie digitalizacji ksiąg metrykalnych, które nie są przewidziane w najbliższym czasie do digitalizacji w ramach realizowanego programu digitalizacji akt stanu cywilnego. Zatem będziemy mogli digitalizować akta stanu cywilnego pochodzące sprzed 1874 roku, a więc w pierwszej kolejności duplikaty ksiąg parafialnych różnych parafii z lat 1800-1874. Digitalizację mamy rozpocząć od parafii w Radzionkowie. Otrzymamy listę zespołów do zdigitalizowania, ale możemy również sugerować, co chcielibyśmy uwiecznić. Na forum prosimy o sugestie co do zespołów, zobaczymy, co da się zrobić.
W załączonym porozumieniu zawarto podstawowe zasady współpracy i digitalizacji. Zwracamy uwagę na dni, w których możemy pracować w archiwum, mianowicie od poniedziałku do czwartku w godzinach pracy pracowni naukowej, a więc między 9.00 a 17.30. Każdego dnia digitalizowany zespół musi być pobrany na podstawie rewersu w pracowni naukowej i tego samego dnia zdany. Nie obowiązuje nas ograniczenie 5 jednostek, możemy zamawiać więcej, ale trzeba to robić rozważnie, raczej zamawiajmy tyle, ile przewidujemy, że uda nam się zdigitalizować w danym dniu lub najbliższych dniach.
Możemy również digitalizować w piątki i soboty bez ograniczeń czasowych. Należy jednak pamiętać, że w piątek musimy do 14.30 odebrać zamówione zespoły w pracowni naukowej. Na weekend zamykamy wypożyczone zespoły w metalowej szafie w sali konferencyjnej. W poniedziałek ktoś musi zdać te zespoły do pracowni naukowej (w godzinach 9.00-17.30).
Klucz do sali konferencyjnej i do szafy pobieramy u ochrony. Ochrona, jak i pracownia naukowa będzie miała listę naszych członków, więc mając dowód osobisty, nie powinno być problemów z dostępem do sali i zespołów.
Wprowadzamy zasadę, że digitalizujemy kolejno całe zespoły. Zatem nie zaczynamy kolejnego zespołu póki nie skończymy poprzedniego.
Koordynatorem procesu digitalizacji będzie Dawid Machura. Dawid zbierać będzie informacje, kto jest chętny i kiedy chce digitalizować. Taką informację powinien otrzymać smsem lub mailem. Musimy mieć pod kontrolą grafik tak, aby optymalnie wykorzystać salę. Po każdym dniu, po skończonej pracy, Dawid powinien otrzymać informację, co zostało faktycznie sfotografowane (od której do której strony według paginacji) i ile wykonano skanów oraz kto digitalizował.
Raz w tygodniu (na początku nowego tygodnia) Dawid będzie wrzucał na stronę zdjęcie z tabelki, gdzie będzie widać, kiedy ktoś będzie w Archiwum, a kiedy jest wolne i gdzie się można zapisać.
Pliki zapisujemy w jpg w miarę wysokiej rozdzielczości, ale nie ma tu ścisłych wytycznych, pliki muszą być wyraźne i łatwe do odczytania po powiększeniu. Pliki muszą być odpowiednio nazywane, to może być nieco czasochłonne, gdyż pliki powinny być nazywane w następujący sposób:
nr archiwum_numer zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_numer serii_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik.jpg
Numer archiwum to zawsze 12 (Katowice), jeżeli nie występuje ciąg dalszy numeru zespołu lub numer serii, to piszemy zera, np.
12_1517_0_0_1_0005.jpg – ten zapis oznacza 5. zdjęcie w jednostce archiwalnej nr 1 w zespole ASC Radzionków.
Nazwy plików skanów metryczki i okładki otrzymują numer licznika składający się z samych zer.
Musimy wykonać metryczkę do każdej księgi. Umieszczane są w niej następujące informacje:
1.Nr i nazwa archiwum (12 Katowice)
2.Nr zespołu
3.Nr serii
4.Nazwa zespołu
5.Sygnatura
6.Liczba stron (wg paginacji)
7.Liczba skanów
8.Data wykonania
9.Nazwa pracowni (wydaje mi się, że napiszemy Górnośląskie Towarzystwo Genealogiczne „Silius Radicum”)
10.Uwagi: tu wypisujemy np. błędy w paginacji?, pomylenie stron, np. błędy w chronologii zapisów itp.
Każda digitalizująca osoba powinna ponadto przeczytać „Zalecenia w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych w archiwach państwowych”, który załączamy.
Pamiętajmy, że powinniśmy na zdjęciu ująć całą stronę lub 2 widoczne strony, jeżeli jest na nich tabela. Zdjęcia robimy „z zapasem”, żeby nie było wątpliwości, że coś obcięto. Nie fotografujemy pustych stron. Strony powinny być proste, niezagięte, spróbujemy zorganizować (może ktoś pomoże) małe obciążniki. Nie powinny być widoczne kolejne strony, a więc trzeba używać np. kart, które podłożymy pod daną stronę, żeby zasłonić wystający fragment kolejnej strony.
Zdigitalizowany zespół nagrywamy na płyty CD/DVD i przekazujemy Dawidowi, który po weryfikacji przekaże je do pracowni naukowej. Na naszej stronie internetowej zamieścimy plik pdf z wykonanymi zdjęciami z danego zespołu.
Zdjęcia robimy własnym sprzętem, najprawdopodobniej będziemy mieli na stałe ustawiony statyw na jednym ze stołów. Póki co w sali są jeden duży stół i dwa małe stoliki. W razie potrzeby dostaniemy więcej.
Zdjęcia można wykonywać pojedynczo, ale może łatwiej będzie parami, wtedy druga osoba może pomóc przewracać strony lub usztywniać karty albo też sprawdzać jakość zdjęć na komputerze.
Na nasze wątpliwości, które zapewne pojawią się w trakcie naszej pracy, odpowiadać nam będą pracownicy zespołu reprografii lub pracowni naukowej. Z góry dziękujemy za wyrozumiałość i pomoc!
W sali konferencyjnej nie można spożywać pokarmów ani pić. Należy to robić na korytarzu.
Zachęcamy Was, drodzy członkowie, do zaangażowania. Dla osób, które zdigitalizują najwięcej, może uda nam się zorganizować nagrody!

Pozdrawiamy
Zarząd GTG Silius Radicum